«Портбилет 2.0»
нa службe рoдинe
В янвaрe 2017 гoдa xoлдинг «Випсeрвис» прeдлoжил рынку функциoнaл прoдaжи пaссaжирскиx пeрeвoзoк вoeннoслужaщим пo воинским перевозочным документам (ВПД) в своей онлайн-системе «Портбилет» 2.0. О подробностях проекта рассказывает управляющий директор субагентского бизнеса холдинга «Випсервис» Ирина Соловьёва.
Снова новинка
Прошло шесть месяцев с того момента, как мы предложили рынку Портбилет 2.0. Сегодня у нас опять новинка – функционал, позволяющий продавать воздушную пассажирскую перевозку по воинским перевозочным документам. Я всегда делаю акцент, что новый Портбилет – это прежде всего новая идеология, при которой в центре внимания разработчиков стоит не билетный процесс, а клиент – пользователь системы. Будучи крупнейшим российским консолидатором по продаже пассажирских перевозок, мы имеем возможность наблюдать за классическим пультовым процессом продажи перевозок и перекладывать его в онлайн. Наши клиенты-пультовики стали нашими вдохновителями в этой разработке. «А почему не писать эти билеты онлайн?» Так мы поняли, что рынок готов. Ура, мы шли к этому более двух лет!
Что такое ВПД и для чего он используется?
Игорь Иванович Струков, полковник, бывший руководитель Управления Министерства обороны РФ
ВПД – это специальный бланк строгой отчётности, который подтверждает права на получение льготы на проезд различными видами транспорта. Льготы предоставляются государством военнослужащим и их семьям. В основном он действует для тех военнослужащих, которые проходят срочную или контрактную службу за Уралом. Именно они отправляются в отпуск каждый год из далёкой части нашей страны в европейскую.
Процесс работы с этими бланками – «ручной». Военнослужащий обращается в специальную кассу, где возможно приобрести билет с такой формой оплаты. После нахождения необходимого тарифа при выписке билета кассир вручную заполняет оборотную сторону ВПД с указанием важной информации о маршруте и цене перевозки.
Кто работает с ВПД
В России существует несколько государственных организаций, которые работают с воинскими перевозочными документами. Помимо Министерства обороны с ВПД работает и Министерство внутренних дел. Они очень активно используют этот бланк строгой отчётности для того, чтобы компенсировать затраты или доводить до военных необходимые им социальные гарантии. Исключением является МЧС. Министерство имеет другую форму оплаты пассажирских перевозок, компенсируя перевозку согласно официальным перевозочным документам, таким как маршрут-квитанция или квитанция различных сборов.
Билетный эксперимент в воинской части
Игорь Иванович Струков, полковник, бывший руководитель Управления Министерства обороны РФ
Я хочу рассказать о работе, которая проходила в одной из воинских частей нашей страны с августа по октябрь 2016 года. Мы организовали рабочее место с компьютером, на котором обучили в течение короткого времени работе в системе Портбилет военнослужащего, выделенного командованием войсковой части для проведения эксперимента. По завершении трёх месяцев работы могу отметить, что использованием системы Портбилет остались довольны все участники проекта. Это и военнослужащие, обращавшиеся с ВПД для поиска и выписки билетов, и авиакомпании, предоставляющие перевозки в соответствии с требованиями ВПД, и военнослужащие, работавшие с системой. Мы это знаем точно, поскольку в ходе эксперимента анкетировали каждого, кто в нём участвовал.
Как мы сотрудничаем с Министерством обороны РФ
Ещё два года назад, собирая бланки ВПД для дальнейшей передачи перевозчикам, мы поняли, как много времени и усилий требует процесс работы с бумажными бланками. Поскольку переход от бумажных билетов на электронные шёл на наших глазах, было понятно, что и ВПД (как и билетные бланки) должны стать электронными. Именно тогда, ещё в 2014 году, мы написали первое письмо в Министерство обороны РФ с просьбой рассмотреть наши предложения по оцифровке ВПД и реформированию их оборота. Нам было очевидно, что изменение процессов позволило бы сократить расходы на производство, доставку, хранение бланков ВПД, сохранить сотни офицеро-часов, которые тратятся на работу с бланками, их учёт и списание. Параллельно мы сделали первый подход к теме выписки билетов по ВПД в нашей системе Портбилет. Два года нам потребовалось, чтобы внешнее окружение восприняло нашу работу. Летом 2016 года мы провели успешный эксперимент с коллегами из Министерства обороны по организации продажи перевозки в нескольких воинских частях нашей страны. Эксперимент прошёл успешно.
Мы много и активно говорили с представителями компаний, предлагающих билетную продажу за ВПД. Список таких компаний легко найти в открытом доступе на сайте Министерства внутренних дел, которое также использует ВПД. Идея перенести эту продажу в онлайн заинтересовала всех. В 2016 году активизировались и наши клиенты – количество желающих воспользоваться функционалом удвоилось.
Тем не менее процесс переноса продажи идёт постепенно. В системе на данный момент присутствуют ещё не все перевозчики, которые уполномочены Министерством обороны и Министерством внутренних дел перевозить военнослужащих. Мы постоянно работаем над заключением необходимых договоров с перевозчиками. Также ещё не все тарифы доступны для переноса в онлайн-систему. Но всё это – вопрос времени и упорства. Последнего нам точно не занимать.
Преимущества выписки в Портбилет 2.0
Их много, отмечу только некоторые.
1. В системе чётко налажено разделение билетного контента – на «гражданский» и «военный», т. е. доступный по договорам между перевозчиком и министерствами. Оформление по ВПД осуществляется в специализированном разделе.
2. В «военном» контенте в каждый период времени присутствуют и выдаются только те тарифы, которые доступны к выписке по каждому виду ВПД (ВПД МО, ВПД МВД). Квотами управляет система.
3. Система автоматически проверяет правильность заполнения номера ВПД. Обслуживающий финансовый куратор получает ВПД и следит за взаиморасчётами.
4. Система знает правила выписки билетов, а их много. Пример: при регулярных перевозках кассир может выписать билет «туда-обратно» сразу. А когда речь идёт о ВПД, билет выписывается только в одну сторону. Сотрудник кассы не может одномоментно заказать билет «туда-обратно». Он должен сначала выписать билет «туда», а затем отдельный билет «обратно». И оформить для каждого из этих билетов ВПД.
Писать билеты просто
До недавнего времени, когда выписка билетов по ВПД осуществлялась только по кодам, билетные кассиры получали огромные многостраничные инструкции, на основе которых необходимо было правильно составить запрос и указать тип пассажира, направление, тариф, перевозчика. Ответственность за корректность вводимых данных лежала полностью на операторе билетной кассы. Теперь в системе Портбилет 2.0 мы полностью автоматизировали этот процесс.
Важно отметить, что бланк ВПД является документом строгой отчётности и его оборотную сторону оператору кассы всё равно необходимо заполнить вручную. Но и на этом этапе мы стараемся помочь пользователям системы Портбилет 2.0. После выписки билета на экране оператор видит образец заполнения ВПД. В зависимости от авиакомпании, направления, тарифа, рейса образец изменяется, и сотрудник билетной кассы получает реальные данные, которые просто необходимо переписать в бланк ВПД.
Наши специалисты оптимизировали быстродействие системы Портбилет 2.0 таким образом, что обработка запросов при работе с ВПД происходит так же быстро, как и при подборе обычных билетов. Замечу, что и обмен, и возврат билетов идентичны схеме работы с обычными билетами.
В итоге все трудозатратные процессы, за исключением заполнения оборотной стороны ВПД, автоматизированы. И в моём понимании, с точки зрения стандартного процесса, происходит экономия времени как минимум в два раза.
Как начать выписку билетов по ВПД
Для начала работы с ВПД субагенту необходимо заключить дополнительное соглашение с компанией «Випсервис». Затем в системе Портбилет 2.0 автоматически появится специальная вкладка «Бронирование по ВПД», где необходимо будет проводить такие бронирования. Хочу отметить важный момент: сам субагент решает, кому из своих операторов предоставить доступ к данной опции. И легко может в настройках Портбилета 2.0 изменять количество сотрудников, работающих с ВПД.
Ещё одним необходимым шагом при работе с ВПД является процесс сбора бланков. Бланки ВПД – это документы строгой отчётности, и только по их оригиналам коллеги, работающие с этой выпиской, смогут получить оплату. Мы в «Випсервисе» собираем бланки ВПД и отвечаем за отчётность перед поставщиками. При этом наши субагенты обязуются соблюдать все необходимые правила передачи и своевременно отправлять нам бланки. Бланки проверяются нашими сотрудниками, и в течение одного-двух дней с момента их получения происходит возврат денежных средств на баланс субагента.
Электронный ВПД – это реально
Мы не бросили нашей идеи об оцифровке ВПД. Выше я упоминала, что уже два года мы ведём переговоры о таком проекте с Министерством обороны РФ. Важной подвижкой в этом вопросе стал эксперимент, который мы провели летом 2016 года в нескольких военных частях России. Мы очень надеемся, что этот проект станет началом нового этапа работы с воинскими перевозочными документами.
Могут поинтересоваться: для чего происходит автоматизация? Действительно ли достаточно билетов, которые продаются по ВПД, для того, чтобы посвящать этому отдельный блок функционала в системе Портбилет 2.0?
Мы должны идти в ногу со временем и инвестировать в лучшее будущее. Мы абсолютно уверены в том, что не за горами то время, когда бумажный ВПД Министерства обороны РФ станет электронным. МВД РФ совместно с российскими разработчиками уже внедрило такую систему. Её работа полностью меняет качество процесса получения военными льгот по ВПД и приобретения пассажирской перевозки. Как только выдача ВПД будет автоматизирована и в Министерстве обороны, все военнослужащие получат новый уровень сервиса и забудут о бумажных бланках и билетных очередях.
На правах рекламы
